时间、地点等等一应整理出来，发给了几位参加大会的督军，等这些督军过目之后，觉得并无异议即可着手布置。
为了保证会议不会让各位督军有所忌讳，岑春渲特意推荐把会场设在梧州。梧州虽然属于东南沿海巡阅使管辖，却并不在广东省境内，也算是一块折中的地盘。至于陆荣廷参加或者不参加这次大会，广西方面势必不敢轻易在梧州捣乱，得罪所有南方督军的后果必然不会好过，这一点陆荣廷心里是明白的。
会议正式召开的时间为公历一月五日，为期七天。在会议期间由广东方面负责安保措施，同时与会督军可以自带警卫营护佐，到时候梧州警备司令部会协调安置。
至于会议的议程，除了一些冠冕堂皇的口号和主义，最重要的还是关于向北洋政府施压，抵制损害国家利益的新法，以及商讨、确立和正式推行联省自治的政治方针。也许对于很多督军来说，国家利益最多只能言于其表，真正要追求的还是在向北洋政府施压时获得的好处。除此之外，把“联省自治”合法化也是一个吸引人的地方，这相当于把军阀独裁披上一层可观的外衣，正是这些南方督军最期待的事。
熊克武在看完会议计划之后，第一时间做出回应，表示愿意遵从全部安排。
随后唐继尧、刘显世、杨希闵等人也陆续回执，所有人都没有太大的异议。
就在吴绍霆吩咐麾下开始遵照计划着手准备之际，梁启超终于返回了广州。吴绍霆本打算前往码头迎接，可是后来才知道梁启超不是乘船回来，而是从韶关直接坐火车抵达广州，由于提前通知的不清楚，最终错过了
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